Position hiérarchique

Le(la) Assistant(e) aux Achats travaillera sous la supervision générale de la Représentante de la FAO en République du Congo, en collaboration avec le Chargé de l’Administration, le Chargé des Opérations, et sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal des projets. Il/Elle articule son activité avec celle de l’équipe administrative et technique du Bureau de la FAO en République du Congo.

 

Domaine de spécialisation

Le(la) Assistant(e) aux Achats assurera la gestion financière et administrative des achats de ces deux projets, dans le strict respect des normes du CAFI et du FVC ainsi que des règles opérationnelles et orientations de la FAO.

 

Tâches et responsabilités

• Appuyer le chargé des opérations dans la mise en œuvre du plan d’Achats et sa mise à jour régulière en collaboration étroite avec les équipes des autres unités ;
• Assurer la gestion de toutes les opérations d’achats des biens et intrants en lien avec le bureau pays ;
• Vérifiez si les demandes sont conformes aux règles et procédures en vigueur au sein de l’Organisation ;
• Préparer et lancer les appels d’offres (Biens/services) conformément aux règles et procédures du Manuel MS 502 (du plus simple au plus complexe suivant les spécifications techniques) ;
• Apporter tout le soutien préparatoire pour la réalisation des offres/contrats et amendements.
• Récolter les offres sous plis ouvert directement auprès des fournisseurs concernés ;
• Préparer et assurer la tenue des sessions du Comité d’ouverture des soumissions (COS); préparer les analyses financières, synthèse des évaluations des offres, suivre les demandes de clearance nécessaire, préparer et présenter les dossiers d’adjudications au Comité des achats et y participer en qualité de secrétaire du panel, finaliser les PVs approuvés par le Comité local d’achats (CLA) pour soumissions aux différentes approbations et signatures
• Préparer les Bons de Commande/Contrats et les avenants des BCs/Contracts après vérification des obtentions des approbations ;
• Préparer les propositions de recommandation ou de décision concernant des litiges ou réclamations découlant des activités d’achat ;
• Suivi de tous les processus d’achats jusqu’à la livraison, l’acceptation et la certification pour le paiement ;
• Mettre en place et régulièrement à jour la base de données électronique pour le suivi de l’état d’avancement des activités d’achats ;
• Veiller à ce que les factures/demandes de paiement soient reçues, certifiées et comprennent tous les documents justificatifs requis pour le traitement du paiement ;
• Valider le rapport sur la performance des fournisseurs dûment rempli en coordination avec le demandeur une fois que les marchandises achetées sont livrées et reçues et en attente de paiement ;
• Répondre aux requêtes téléphoniques/email de fournisseurs potentiels, de soumissionnaires, entrepreneurs, de demandeurs et orienter les requêtes si nécessaires aux Responsables en charge de préparer/ fournir des clarifications officielles à tous les fournisseurs invités ;
• Suivre et mener á bien les mesures de suivi tant pour les invitations que pour l’accusé réception des POs, de livraison fournisseurs que d’accusé réception par le destinataire, afin de s’assurer que les marchandises sont expédiées selon les dates prévues et sont livrés selon les délais afin de clôturer les POs/ Contrats ;
• Classer les dossiers d’achats ; Assurer la bonne préparation et conservation des classeurs des documents concernant les activités d’achats traitées par l’unité locale des achats, en ajoutant au fur et mesure tous les documents clés du processus d’achat ;
• Identifier, triller et classer les correspondances suivant l’émission des DAOs/BCs/Contracts et les documents dans les classeurs des achats concernés ;
• Assurer le système d’archivage des documents des activités d’achats ;
• Préparer et partager une situation sur l’avancement de la mise en œuvre des plans d’achats des projets sur une base mensuelle ;
• Contribuer aux rapports périodiques du bureau ;
• Assurer un appui logistique aux projets en cas de besoin exprimé ;
• Assister le Conseiller Technique dans toutes autres tâches administratives et logistiques selon les besoins;
• S’acquitter de toute autre tâche demandée par la représentation de la FAO.

 

 

LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:

 

Conditions minimales à remplir   

• Diplôme universitaire Bac+3 en administration, finance, économie, logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement, gestion des opérations ;
• Cinq années d’expérience professionnelle pertinente en comptabilité, finance, gestion, achats, chaine d’approvisionnement  
• Connaissance élevée du français et moyenne de l’anglais
• Maîtrise de l’outil informatique, maitrise de MS Office 365 (notamment Excel, Word et PowerPoint) et des outils de communication à distance (Internet, mail, plateformes de visio-conférence et espaces de travail virtuels partagés) ;
• Nationalité congolaise.

 

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